Melyek egy rendezvényszervező iroda feladatai

0
397
BMW X7 bemutató

Piaci helyzet

A magyarországi rendezvényszervező cégek száma 2015 óta folyamatosan csökken. Csak a minőségi szolgáltatásokat nyújtó cégek tudnak fennmaradni. Fesztiválok, koncertek, esküvők, konferenciák, termékbemutatók. Mind olyan események, melyek professzionális lebonyolításához szívesen vesznek igénybe külső szolgáltatót a megrendelők. A Prestito a BMW Magisz marketing tanácsadójaként és rendezvényszervezőjeként számos kitelepülést bonyolít le Nyíregyházán és Debrecenben, legyen szó új autó, vagy akció népszerűsítéséről. A BMW luxus kategóriájú autója egy igazán exkluzív rendezvény keretében került leleplezésre Debrecen Főterén.

BMW X7 leleplezés

Egy rendezvény megtervezése a következő szakaszokra bontható:

  1. Ötletek gyűjtése, a tervezett rendezvény alapjainak meghatározása
  2. Tervkészítés, forgatókönyv összeállítás
  3. Előkészületek: tartalmi, technikai, tárgyi feltételek megteremtése
  4. Lebonyolítás, értékelés

Milyen a jó forgatókönyv?

A tervezés stádiumában a rendezvény nagyságának és összetettségének megfelelően érdemes különböző eseménytervet összeállítani. Ez lehet komplex forgatókönyv, mely tartalmazza a rendezvényhez köthető összes információt, és lehet csak egy feladatkör kifejtése, vagy az egy helyszínen lezajló eseményről megírni egy részforgatókönyvet. Bármelyik esetben a jó forgatókönyv tartalmazza a rendezvény egészére vagy egy részletére vonatkozóan az összes tennivalót, a végrehajtásért felelős személyeket, a feladatok teljesítésének határidejét, a szükséges felszereléseket és berendezéseket a várható költségeket és azok finanszírozásának módját, a rendezvény programját.

Személyi feltételek

Egy rendezvény megszervezése és lebonyolítása, a sikerének kulcsa – a nagyságrend függvényében – általában több fő összehangolt munkáján múlik. Több szereplős szervezés esetén ajánlatos egy felelős vezető kinevezése, aki kezében tartja az összes részfeladat irányítását, meghatározza a munkatársak tevékenységét. A rendezvényszervezők munkáját segítheti egy protokolláris összetételű szervező bizottság, melynek tagjai pozíciójuk, ismertségük, szaktudásuk, szponzori tevékenységük révén járulhatnak hozzá a rendezvény sikeréhez.

A rendezvények lebonyolításához sok esetben szükséges külső szakemberek igénybe vétele is, mint például tolmács, hostess, biztonsági őr, akik a vendégekkel való kommunikálást, igényeik kielégítését segítik és biztonságukat garantálják.

Nagyobb rendezvényeknél egyes feladatok ellátására érdemes profi szolgáltatót vagy szervezetet megbízni, akik speciális felszerelések, kapcsolatok, ismeretek birtokában színvonalasan és olcsóbban tudnak biztosítani egyes szolgáltatásokat.

Technikai és tárgyi feltételek

Egy rendezvény megtervezésekor fontos szempont, hogy a lebonyolításra kiválasztott helyszín rendelkezik-e a szükséges feltételekkel. Ezért már az első lépések között ajánlatos összeállítani egy olyan listát, melyen mindazon körülmény, berendezés és tárgy szerepel, melyekre a rendezvényhez szükség lesz. Mindenekelőtt a helyszín befogadó képességét kell megvizsgálni, de az első feltételek között kell szerepelnie a megközelítés, parkolás, higiéniás körülményeknek is. A szükséges berendezés és felszerelés, ha nem áll rendelkezésre az adott helyszínen, máshonnan odaszállítható, vagy bérelhető.

Protokoll, viselkedéskultúra

Erre a témára egy külön önálló képzést lehetne kidolgozni, hiszen a rendezvényszervezés alapvetően emberi kapcsolatokra épül, e tevékenységek színvonalas ellátásának egyik meghatározó feltétele a kapcsolatteremtés és kapcsolattartás minősége. A rendezvényszervezőnek ismernie és a gyakorlatban is alkalmazni tudnia kell tehát a viselkedéskultúra általános szabályait, valamint jártasnak kell lennie a protokoll alapvető előírásaiban.
A rendezvényszervezés jogi vonatkozásai

Külön szót érdemel annak ismertetése, hogy egy kültéri rendezvény esetén milyen jogi eljárásokat, kitételeket kell figyelembe venni..

A legfőbb feladatok, melyekre oda kell figyelni:

  1. Területhasználati engedély kérése az önkormányzattól közterület speciális célú igénybevétele esetén;
  2. Rendőrségi bejelentés közterületen való gyülekezés, felvonulás esetén;
  3. A rendezvény helyszínére kidolgozott katasztrófavédelmi terv kidolgozása (a helyszín megközelítése és elhagyása) és ennek leadása a megyei katasztrófavédelmi hivatalnál;
  4. Szerzői jogdíjak megfizetése a művészeti programok után (pl. zene)
  5. Rendezvény partnerekkel, külső szolgáltatókkal megállapodás megkötése, a feladatok és teljesítésük írásban való rögzítése